DMS - Digitales Dokumentenmanagement

Die d.3 backend services kombinieren drei Services zur Aufbereitung von Informationen und Dokumenten:1. Die Extraktion von Metadaten sowie das Auftrennen größerer Rohdateien (z. B. Drucklisten) in einzelne Dokumente.2. Die regelbasierte Erzeugung langzeitstabiler Rendition Dateien (in der Regel PDF) aus verschiedenen Quell-Datei-Formaten (z. B. Microsoft Office).3. Die Speicherung von Volltextinformationen und die Bereitstellung von einer Voll-textsuche für das d.3ecm Content Repository. Preis: auf Anfrage

Die d.3 client access license (d.3 cal) berechtigt einen Anwender zur Nutzung des d.3 Content Repositorys als zentrale Informationsplattform. Der Anwender ist berechtigt, nach Dokumenten und Akten zu recherchieren, herunterzuladen, zu bearbeiten und abzulegen. Mit einer d.3 cal darf ein Anwender auf mehrere d.3 repositorys zugreifen. In Verbindung mit einer Anzahl von d.3 cals – aufgeführt in der Lizenzdatei - erhält der Kunde das Recht, einen d.3 Applikationsserver, der Dokumente, digitale Akten und Metadaten verwaltet, zu betreiben. Preis: auf Anfrage

Die d.3 client access license – read only (d.3 cal - read only) berechtigt einen Anwender zur lesenden Nutzung des d.3 Content Repositorys als zentrale Informationsplattform. Der Anwender ist berechtigt, nach Dokumenten und Akten zu recherchieren und im Dokumentenviewer zu betrachten, nicht jedoch diese herunterzuladen (und z. B. in Originalanwendung zu öffnen, weiterzuleiten, auszudrucken oder zu vermailen), zu ändern (weder die Dateien, Metadaten, Annotationen oder Notizen) und zu versionieren oder neue Dokumente hinzuzufügen. Mit einer d.3 cal - read only darf ein Anwender auf mehrere d.3 Repositorys zugreifen. Preis: auf Anfrage

Schnittstelle des d.3ecm-Systems zur Anbindung von Fremdsystemen auf Basis des Industriestandards CMIS. Preis: auf Anfrage

d.3 mobile ist die Client-Anwendung für mobile Endgeräte. Für die Standardverbindung von d.3 mobile mit Ihrem d.3ecm System sorgt der d.3 mobile connector. Dokumente und Work-flowmasken direkt aus dem d.3ecm System übertragen und einfach passend zu Ihrem mobi-len Endgerät präsentieren, für den d.3 mobile connector eine leichte Aufgabe. Mit d.3 mobile können Anwender vollwertig ECM nutzen und betreiben: unternehmensweite Informationen finden, an Geschäftsprozessen teilnehmen oder diese initiieren, Dokumente ablegen, auschecken und bearbeiten. Dadurch laufen die Geschäftsprozesse genauso schnell als wenn der Mitarbeiter im Unterneh-men wäre, Unterlagenzusammenstellungen vor Kundenbesuchen sind hinfällig. Und all dies so einfach und intuitiv wie Sie es von einer modernen App erwarten dürfen. Preis: auf Anfrage

Das Produkt ermöglicht die Nutzung ausgewählter Komponenten der d.3 clients in folgenden Sprachen: Italienisch (I), Französisch (F), Spanisch (ES), Kroatisch (HR), Polnisch (PL), Niederländisch (NL), Dänisch (DK), Tschechisch (CZ) und Serbisch (SR). Preis: auf Anfrage

d.3 search enterprise erweitert die d.3 search basis Lizenz, die in den d.3 backend services enthalten ist, um die Möglichkeit der Skalierung bei großen Datenmengen und dem Betrieb eines Aktiv/Aktiv-Clusters. Preis: auf Anfrage

Der d.3 smart explorer ist eine Desktopanwendung zum Arbeiten mit dem d.3ecm System. Diese Anwendung bietet die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach zu recherchieren, in einer Vorschau zu betrachten sowie in einem speziellen Viewer mit Annotationen zu versehen. Darüber hinaus gibt es weitreichende Funktionen zum Ablegen, Bearbeiten und Ver-sionieren von Dokumenten. Speziell für den Sachbearbeiter oder Power-User verfügt der d.3 smart explorer auch über Funktionen wie eine erweiterte Suche, Ergebnislisten-Grids mit Gruppier- und Sortiermöglichkeiten sowie diversen Filterfunktionen zur Arbeitsorganisation. Einstellungen des Anwenders zur optimalen Darstellung werden gespeichert und stehen beim nächsten Arbeiten wieder zur Verfügung. Preis: auf Anfrage

d.3 standard reporting bietet Ihnen grafische Auswertungen der Daten Ihres d.3ecm Systems. Dazu gehört zum einem die Auswertung des digitalen Archivs. Hierdurch erhalten Sie Informationen über den Zustand Ihres Archivsystems. Finden Sie heraus, wie viele Dokumente Ihr Archiv enthält und wie sich diese Dokumente auf die unterschiedlichen Dokumentarten verteilen. Außerdem können Sie die Entwicklung Ihres Archivs im Rückblick betrachten oder einsehen, wann Sie in Zukunft wie viele Dokumente löschen können. Zum anderen erlangen Sie Auswertungen von Workflow-Statistiken. Sie haben die Möglichkeit, detaillierte Informationen über den Zustand der Workflows, die Sie mit d.ecs flow bearbeiten, zu erhalten. Sie können schnell einsehen, wie viele Workflows aktuell aktiv sind und ob diese noch in der vorgeschriebenen Bearbeitungszeit liegen. Außerdem können Sie unter Anderem analysieren, wie sich die Durchlaufzeiten Ihrer Workflows entwickeln. Preis: auf Anfrage

d.3 sync sorgt dafür, dass Sie wichtige Dokumente auch unterwegs lokal zur Verfügung haben. Ihre favorisierten Dokumente und Akten stehen Ihnen mit d.3 sync überall zur Verfügung. d.3 sync synchronisiert definierte Akten und Dokumente regelmäßig auf den lokalen Speicherort, so dass Sie immer auf die aktuellsten Informationen zugreifen können.  

Der d.3 virtual user gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie sich veränderte Rahmenbedingungen auf die d.3-Umgebung auswirken können. Erhöhtes Belegaufkommen oder gestiegene Benutzerzugriffe können gezielt simuliert und ausgewertet werden. Auf diese Weise können Sie sehr komfortabel ermitteln, wie sich Recherche- und Reaktionszeiten unter größerer Belastung der Systemressourcen verändern. d.3 virtual user erzeugt eine dynamische Last für verschiedenste d.velop-Produkte und Fremdkomponenten und analysiert dabei das Antwortverhalten. Preis: auf Anfrage

Modul für den Zugriff auf das d.3ecm System durch Fremdprodukte zur Ausführungszeit.Anwendungen anderer Hersteller profitieren so von der Leistungsfähigkeit eines modernen Dokumentenmanagement-Systems und erhalten Zugriff auf Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Metadaten, zur Steuerung von Workflows, zur Nutzung von Nachrichten und Postkorb und vieles mehr. Der Zugriff erfolgt per SOAP-Webservice.Bitte beachten Sie, dass Fremdprodukte dadurch auch Zugriff auf Ihre im d.3 repository abgelegten und konfigurierten Daten erhalten und diese Produkte nicht unserer Qualitätssi-cherung und Pflege unterliegen. Weitere Informationen erhalten Sie beim Hersteller der Anwendung.

Um die ArchiveLink-Verknüpfung zwischen einem SAP-Beleg (SAP Business Objekt) und einem Dokument herzustellen, bietet SAP Archivelink verschiedene Szenarien an, unter anderem das sogenannte „Späte Ablegen mit Barcode“. Nach dem Scannen wird der aufgeklebte Barcode an das SAP-System übertragen und das digitalisierte Dokument im d.3 abgelegt. Anhand des Barcodes, den der Sachbearbeiter bei der SAP Buchung eingetragen hat (interner Barcode) und des Barcodes, der nach dem Scannen automatisch übermittelt wurde (externer Barcode), stellt das SAP-System selbstständig die ArchiveLink-Verknüpfung her. Bei diesem Vorgehen kann es dazu kommen, dass ein Barcode gescannt wird, der in dieser Art nicht (mehr) in der Liste der offenen internen Barcodes vorhanden ist. Somit kann das SAP-System das gescannte Dokument keinem SAP-Beleg zuordnen. Dieser Umstand kann verschiedene Ursachen haben. Einige sind im Folgenden aufgelistet:   Erfassung eines falschen Barcodes keine Erfassung eines Barcodes bei der Buchung im SAP mehrmaliges Scannen eines Dokumentes Verwendung des falschen Barcodes (Scannen eines Barcodes, den bereits der Kreditor aufgebracht hat) fehlerhaftes Auslesen des Barcodes beim Scannen  Im Standardverfahren ist der Fehler erst später sichtbar, wenn ein Administrator im SAP die Listen der offenen internen und externen Barcodes miteinander vergleicht (z.B. über den SAP Archivelink Monitor Transaktion OAM1). In diesem Fall ist es zeitaufwändig, die Fehlerursache für jeden Barcode einzeln zu bestimmen und den Soll-Zustand wiederherzustellen. Damit diese Fälle früher erkannt werden können, bietet d.velop d.3ecm barcode check for SAP ERP die Möglichkeit, den Scan-Prozess um eine Funktion zu erweitern, die den ausgelesenen Barcode mit der Liste der offenen internen Barcodes im SAP vergleicht. Preis: auf Anfrage

d.3ecm package archivelink for SAP ERP stellt sowohl für das SAP- als auch das d.3ecm System standardisierte Konfigurationen zur Archivierung von Daten und Dokumenten bereit. Im d.3ecm System wird ein Archiv-Template für Akten, Dokumentarten, Repositorys und Aktenpläne eingerichtet. Für die Ablage von Dokumenten aus bzw. zu den SAP Modulen SD, MM und FI werden Konfigurationen für „archivierungsrelevante“ Dokumente ausgeliefert. Die einzurichtenden Strukturen im SAP sowie im d.3ecm System, inklusive der Schnittstelle d.velop archivelink for SAP Solutions, wurden gemäß Best-Practice ermittelt und werden vorkonfiguriert implementiert. Mit der Lösung d.3ecm package archivelink for SAP ERP ist die Einführung der Ablage von Dokumenten aus SAP ERP mit minimalen Aufwand erledigt. Sind keine kundenspezifischen Archivstrukturanpassungen oder Erweiterungen notwendig, so entfallen z. B. zeitaufwändige Workshops und die Erarbeitung von Feinkonzepten mit allen beteiligten Unternehmensbereichen. Preis: auf Anfrage

Mit der Lösung d.3ecm personnel file for SAP ERP werden sämtliche Personaldokumente, vom Vertrag bis hin zur Krankmeldung, zentral im d.3ecm System sicher, digital archiviert. Damit stehen diese Dokumente dort jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung. Die Personalaktenstrukturen (Registerakten und Dokumenttypen) werden im d.3ecm vorkonfiguriert als Archiv-Template zur Verfügung gestellt. Auf die Personalakten im d.3ecm System kann direkt aus dem SAP System zugegriffen werden. Dazu werden die Register der d.3 Personalakte standardmäßig direkt mit dem d.3 folder browser oder d.3 smart explorer aufgerufen. Damit ist eine einfache, komfortable Navigation durch die Personaldokumente möglich. Für die Synchronisation von Zugriffsberechtigungen aus SAP auf das d.3ecm System, werden verschiedene Lösungen angeboten (Übernahme von SAP Berechtigungen nach d.3ecm). Der SAP Stammdatenzugriff ist aus dem d.3ecm System an verschiedenen Stellen möglich, z. B. bei Ablagevorgängen von Dokumenten kann für die Indexierung direkt online auf die SAP Daten zugegriffen werden. Preis: auf Anfrage

Mit den Modulen der d.3ecm services for SAP ERP können im d.3ecm System komfortabel und über Customizing einstellbar d.3-Akten direkt aus dem SAP ERP angelegt werden. Ebenso können aus dem SAP ERP für bestehende sogenannte „Attribution-Sets“ der Schnittstelle d.velop archivelink for SAP Solutions Dokumente im d.3ecm attributiert bzw. nachattributiert werden. D.h. im SAP selektierte Dokumente im d.3ecm werden mittels d.3 web webservices aus SAP mit aktuellen Attributen versehen.  d.3ecm services for SAP ERP ist im geschütztem SAP Namensraum der d.velop AG  entwickelt und wird in Form von externen SAP Transporten zur Verfügung gestellt. Preis: auf Anfrage In der aktuell gültigen Dokumentation sind sämtliche SAP-Business-Objekte aufgelistet, die für die Aktenanlage und die Attributierung von Dokumenten in der Standard-Auslieferung konfiguriert und verwendet werden können.

d.3one in IBM Notes integriert viele d.3-Funktionen mit einem neuen Bedienkonzept in die IBM Notes Oberfläche. Egal ob Geschäftsprozesse, d.3 Postkorb, d.3 Favoriten oder die Suche in d.3 – d.3one stellt dem IBM Notes-Anwender diese Funktionen nahtlos bereit. Das Er-gebnis der Suche oder Favoriten können als Ablageort für E-Mail und Anhänge verwendet werden, in dem der Anwender die Dokumente einfach in die Akte fallen lässt. Aber das Suchergebnis kann er auch als Informationsquelle verwenden. Über eine einfache Vorschau-komponente kann er die im d.3 Repository abgelegten Dokumente auch direkt in IBM Notes ansehen. Sind Entscheidungen über Geschäftsprozesse zu fällen, kann er auch das direkt in IBM Notes machen. Auch das Starten von neuen Geschäftsprozessen ist ebenfalls kein Prob-lem. Das alles und viel mehr kann der Anwender aus seiner gewohnten Oberfläche heraus vornehmen. Greifen Sie z. B. aus der E-Mail direkt auf die Transaktion Ihres ERP-Systems zu oder lassen Sie sich einen Ablageort für die gerade markierte Mail durch d.3one vorschlagen.

Mit d.3one in Microsoft Office können Dokumente, Informationen, Prozesse egal welchen Ursprungs direkt in Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint aus d.3ecm aufgerufen werden. Erstellen Sie zum Beispiel direkt einen Reisekostenantrag während Sie Ihren Besuchsbericht finalisieren oder suchen Sie nach Informationen in d.3ecm während Sie Ihre Präsentation für das nächste Strategiemeeting vorbereiten. Alles nahtlos aus Ihrer Microsoft Office Oberfläche heraus. Einzelne Dokumente können Sie in eine Digitale Akte ablegen.

d.3one in Microsoft Outlook integriert viele d.3ecm-Funktionen mit einem neuen Bedienkonzept in die Microsoft Outlook Oberfläche. Egal ob Geschäftsprozesse, d.3ecm Postkorb, d.3ecm Favoriten oder die Suche in d.3ecm – d.3one stellt dem Microsoft Outlook-Anwender diese Funktionen nahtlos bereit. Das Ergebnis der Suche oder Favoriten können als Ablageort für E-Mails und Anhänge verwendet werden, in dem der Anwender die Dokumente einfach in die Akte fallen lässt. Das Suchergebnis kann er auch als Informationsquelle verwenden. Über eine einfache Vorschaukomponente kann er die im d.3 Repository abgelegten Dokumente auch direkt in Microsoft Outlook ansehen. Sind Entscheidungen über Geschäftsprozesse zu fällen, kann er auch das direkt in Microsoft Outlook machen. Das Starten von neuen Ge-schäftsprozessen ist ebenfalls kein Problem. Somit bleibt der Anwender in seiner gewohnten Arbeits-Oberfläche. Über verschiedene Erweiterungsmöglichkeiten können Sie die Funktio-nalität von d.3one in Microsoft Outlook erweitern. Greifen Sie z. B. aus der E-Mail direkt auf die Transaktion Ihres ERP-Systems zu oder lassen Sie sich einen Ablageort für die gerade markierte Mail durch d.3one vorschlagen. Preis: auf Anfrage

Mit d.3one in Microsoft SharePoint können d.3ecm-Funktionalitäten in Microsoft SharePoint integriert angezeigt und ausgeführt werden. Zusätzlich ist es möglich Dokumente aus Microsoft SharePoint in d.3ecm regelbasiert zu archivieren. Unterstützt werden Microsoft SharePoint 2013 und SharePoint 2016.

Mit d.3one in SAP ERP wird der d.3one Integrationsclient direkt im SAP GUI aufgerufen und je nach Benutzereinstellung In-Place angezeigt oder in einem separaten InternetbrowserFenster. Zum Lieferumfang gehörigen Customizing Leitfaden werden für die für den Aufruf von d.3one notwendigen Parameter wie die d.3 Akten- oder Dokumentart usw. eingestellt. Die im Customizing verfügbaren SAP Business Objekte sind der aktuellen Dokumentation zu entnehmen. Preis: auf Anfrage

d.3one webclient unterstützt den Benutzer bei der Arbeit mit dem d.3ecm System. Dieses geschieht zum einen durch das einzigartige Bedienkonzept und zum anderen wird der Benutzer über die nächsten möglichen Schritte informiert. Es werden nur Funktionen bereitgestellt, die der Anwender für seine aktuelle Tätigkeit benötigt. Das hilft insbesondere den Benutzern, die nicht mit der kundenspezifischen Struktur des Repositorys vertraut sind.Eine administrative Verteilung ist nicht notwendig, da d.3one webclient im Browser ausgeführt wird. Preis: auf Anfrage

Schnelle und transparente Abläufe in Ihrem Unternehmen stärken Ihre Wettbewerbsposition. Mit d.ecs flow laufen Business Process Management und Dokumentenmanagement in einer Anwendung zusammen. Geschäftsprozesse können ohne Dokumente oder zu bestimmten Dokumenten oder Akten ablaufen. Um Geschäftsprozesse zu optimieren und die Wettbe-werbsfähigkeit zu erhöhen, ist es entscheidend, Aufgaben zu einem Workflow sowie darin enthaltene Informationen und Dokumente unternehmensweit allen Zuständigen für die schnelle Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Durch die integrierte Lösung von DMS und BPM im d.3ecm ergeben sich spürbare Vorteile gegenüber einer separaten Installation von BPM- und DMS-Lösungen. d.ecs flow hilft dabei, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren und somit auch für die Anwender zu erleichtern.

d.ecs forms bietet einen visuellen Editor zur Erstellung von digitalen Formularen. Via Drag&Drop können Elemente wie Panels, Eingabefelder, Suchhilfen, Grafiken oder Buttons hinzugefügt und positioniert werden. Die mit d.ecs forms erstellten Formulare sind Web-Formulare. Die Formulare lassen sich daher sehr gut in unterschiedliche Applikationen integrieren. Preis: auf Anfrage